Współpraca z agencją pracy tymczasowej — co przygotować przed startem?

Materiały branżowe wrzucają wszystko do jednego worka „co przygotować”. Rozdzielenie tych rzeczy zajmuje minutę i oszczędza sporo nieporozumień w rozmowie handlowej.

Tu zaczyna się część, której wymaga ustawa. Zanim agencja zawrze umowę o pracę z pracownikiem tymczasowym, pracodawca użytkownik uzgadnia z nią na piśmie pięć rzeczy: rodzaj pracy, która ma być powierzona; wymagania kwalifikacyjne konieczne do jej wykonywania; przewidywany okres wykonywania pracy tymczasowej; wymiar czasu pracy; miejsce wykonywania pracy (art. 9 ust. 1).

Te pięć pozycji warto potraktować jako szkielet briefu. „Praca fizyczna na produkcji” nie jest rodzajem pracy w tym sensie — opisem jest to, co człowiek faktycznie robi na zmianie, na jakim stanowisku i w jakich warunkach. Od tego samego opisu zależy potem treść umowy o pracę, bo musi ona wskazywać warunki z art. 9 ust. 1 pkt 1, 4 i 5 (art. 13 ust. 1).

Jedna rzecz do sprawdzenia zanim pójdziecie dalej: nie każda potrzeba kadrowa jest pracą tymczasową w rozumieniu ustawy. Definicja obejmuje zadania sezonowe, okresowe lub doraźne, zadania niewykonalne w terminie przez własnych pracowników oraz zadania nieobecnego pracownika (art. 2 pkt 3). Jeżeli potrzeba się w tym nie mieści, przygotowanie briefu nic nie zmieni — zmieni się model.

Zaskoczenie dla wielu firm: w art. 9 ust. 1 nie ma ani liczby osób, ani daty rozpoczęcia. Ustawa mówi o „przewidywanym okresie wykonywania pracy tymczasowej”, a uzgodnienie zawiera się w związku z zawarciem umowy z konkretnym pracownikiem. Liczba osób i termin startu to informacja biznesowa — niezbędna, żeby cokolwiek zaplanować i wycenić, ale nie samodzielny obowiązek wynikający z przepisu.

Warto jednak przygotować ją porządnie, bo od niej zależy realność harmonogramu.

Wymiar czasu pracy jest jedną z pięciu pozycji uzgodnienia (art. 9 ust. 1 pkt 4). Rozkład zmian to już co innego: przy pracy zmianowej pracodawca użytkownik informuje agencję na piśmie o zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę, a także o przysługujących pracownikowi przerwach w pracy — po to, żeby agencja mogła wykonać swój obowiązek informacyjny wobec pracownika (art. 11c).

Ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego prowadzi pracodawca użytkownik, w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2). Ustawa nie narzuca przy tym formatu, w jakim dane trafiają do agencji — narzuca obowiązek ustalenia tego na piśmie: zakres informacji o przebiegu pracy wpływających na wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin ich przekazywania uzgadnia się przed zawarciem umowy z pracownikiem (art. 9 ust. 3 pkt 1).

Praktycznie znaczy to tyle: przed startem warto mieć odpowiedź, kto po Waszej stronie zamyka miesiąc, w jakim pliku i do którego dnia. To jest właśnie treść, którą ustawa każe uzgodnić, a której nie podpowiada.

To obszar, w którym najczęściej spotyka się skrót „pracodawca użytkownik ustala wynagrodzenie pracownika tymczasowego”. Przepis mówi węziej. Pracodawca użytkownik informuje agencję na piśmie o wynagrodzeniu za pracę, której wykonywanie ma być powierzone pracownikowi tymczasowemu, oraz o wewnętrznych regulacjach dotyczących wynagradzania obowiązujących u tego pracodawcy — a na wniosek agencji przedstawia treść tych regulacji do wglądu (art. 9 ust. 2 pkt 1). Samo wynagrodzenie określa umowa o pracę zawarta przez agencję i to agencja je wypłaca (art. 13 ust. 1 pkt 2).

Do tego dochodzi informacja o składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych innych niż uzgodnione w umowie o pracę (art. 11c pkt 3) — premie, dodatki zmianowe, świadczenia z regulaminu. Jeżeli wewnętrzne regulacje płacowe zmienią się w trakcie projektu, firma ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym agencję na piśmie (art. 9a).

Co z tego wynika przed rozmową: przygotujcie informację o wynagrodzeniu na porównywalnej pracy u siebie i o tym, co jeszcze przysługuje na tym stanowisku poza stawką. To nie jest zgoda na ujawnienie polityki płacowej całej firmy — to dane dotyczące pracy, która ma być powierzona.

Punkt wyjścia jest po stronie firmy i jest wymogiem ustawowym: pracodawca użytkownik informuje agencję na piśmie o warunkach wykonywania pracy tymczasowej w zakresie dotyczącym bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 9 ust. 2 pkt 2). To ta sama informacja, która będzie potem potrzebna przy kierowaniu na badania lekarskie — o tym niżej.

Dalej ustawa przypisuje firmie wprost zestaw obowiązków, których nie da się przenieść umową: dostarczenie odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, zapewnienie napojów i posiłków profilaktycznych, przeprowadzenie szkoleń BHP, ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego i poinformowanie o tym ryzyku (art. 9 ust. 2a). Przepis karny precyzuje przy tym, o jakie szkolenia chodzi: o przeszkolenie przed dopuszczeniem do pracy oraz szkolenie okresowe (art. 27 ust. 2 pkt 3).

Pozostałe obowiązki pracodawcy z zakresu BHP — inne niż te wymienione — firma może przejąć, ale tylko w zakresie uzgodnionym z agencją na piśmie przed zawarciem umowy z pracownikiem (art. 9 ust. 3 pkt 2). To typowa pozycja „do uzgodnienia”, nie „wymóg”.

Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nie reguluje badań lekarskich w ogóle. Stosuje się więc przepisy prawa pracy dotyczące pracodawcy (art. 5), a pracodawcą pracownika tymczasowego jest agencja.

Praktyczny skutek bywa niedoceniany. Badania przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę (art. 229 § 4a Kodeksu pracy), a pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu (art. 229 § 4). Orzeczenie odnosi się więc do warunków opisanych w skierowaniu — a agencja opisze je tylko tak, jak jej to przekażecie.

Dlatego ogólnikowy opis stanowiska nie jest drobiazgiem redakcyjnym: przekłada się na treść skierowania, a w konsekwencji na to, czy orzeczenie w ogóle będzie odpowiadać pracy, którą człowiek ma wykonywać.

To rozróżnienie oszczędza najwięcej czasu i najczęściej umyka. Uzgodnienie z art. 9 ust. 1 zawiera się „w celu zawarcia umowy o pracę między agencją a pracownikiem tymczasowym”, a uzgodnienie z art. 9 ust. 3 — „przed zawarciem umowy o pracę”. Oba są więc przypisane do konkretnego zatrudnienia, a nie do projektu jako całości.

W praktyce oznacza to, że dobry brief projektu przyspiesza wszystko, ale nie zastępuje ustaleń dotyczących poszczególnych osób. Jeżeli w projekcie są dwa różne stanowiska albo dwa różne miejsca pracy, różnić się będą też uzgodnienia — bo różnią się rodzaj pracy, wymagania i miejsce.

O treści uzgodnień z art. 9 i art. 10 agencja zawiadamia na piśmie osobę, której ma być powierzona praca, jeszcze przed zawarciem z nią umowy (art. 11). Ustalenia między firmami nie zostają więc między firmami — trafiają do pracownika.

Wymagania kwalifikacyjne konieczne do wykonywania pracy są jedną z pięciu pozycji uzgodnienia (art. 9 ust. 1 pkt 2). Ustawa nie zawiera natomiast żadnej uniwersalnej listy dokumentów wymaganych od każdego pracownika tymczasowego — zakres zależy od stanowiska i od przepisów, które do niego się odnoszą.

Dlatego zamiast pytać „jakie dokumenty są potrzebne”, warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania o konkretne stanowisko: czego wymaga prawo dla tej pracy, czego wymagacie Wy ponad to i co z tego jest warunkiem dopuszczenia do pracy, a co tylko preferencją. Pierwsza i trzecia odpowiedź muszą trafić do uzgodnienia; druga jest informacją dla rekrutacji.

Osobno warto sprawdzić, czy na stanowisku nie ma pracy, której pracownikowi tymczasowemu powierzyć nie wolno — w tym pracy tego samego rodzaju co praca pracownika zwolnionego w ostatnich 3 miesiącach z przyczyn niedotyczących pracowników, w jednostce w tej samej gminie (art. 8). Brak takich okoliczności firma potwierdza agencji na piśmie (art. 9 ust. 2 pkt 3).

Powiedzcie o tym na początku rozmowy, nie po wycenie — z dwóch sprawdzalnych powodów.

Po pierwsze, świadczenie pośrednictwa pracy i pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy, jest możliwe dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczenia usług, a rozpoczęcie takiej działalności wymaga zmiany wpisu (art. 305 ust. 3 i 4 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). W jawnym rejestrze odpowiada temu osobne pole „usługi dla cudzoziemców” — to jedna z rzeczy, które sprawdza się w minutę.

Po drugie, formalności związane z legalnością pracy mają własny kalendarz i wpływają na realny termin startu. Nie rozwijamy tego wątku tutaj: zależy od podstawy pobytu i pracy konkretnej osoby i zasługuje na osobny materiał. Na etapie przygotowania projektu wystarczy, żeby ta informacja padła wcześnie i żeby harmonogram ją uwzględniał.

Żadna z tych rzeczy nie jest osobną usługą z cennika ani elementem obowiązkowym: zakres obsługi ustalamy w zależności od projektu, i tak samo warto rozmawiać z każdą agencją. Jeżeli projekt ich wymaga, przed porównaniem ofert warto wiedzieć o nich to samo, co o każdej innej pozycji.

Ustawa nie wymaga wskazania konkretnej roli po żadnej ze stron — to czysta praktyka operacyjna. Ale jest to praktyka, której brak widać w pierwszym tygodniu, więc warto rozstrzygnąć ją zawczasu, wewnątrz firmy, zanim padnie pierwsze pytanie od agencji.

Kolumna „status” mówi, skąd bierze się dana pozycja: czy z przepisu, czy z uzgodnienia stron, czy wyłącznie z praktyki. Tabelę można przejść jako listę kontrolną briefu — pamiętając, że pozycje oznaczone jako wymóg ustawowy uzgadnia się i przekazuje w związku z zatrudnieniem konkretnego pracownika, a nie raz na cały projekt.

To autentyczny kształt pierwszego zgłoszenia i jednocześnie brief, z którego nie da się zrobić oferty. Poniżej sytuacja hipotetyczna, służąca wyjaśnieniu, a nie opis konkretnego projektu.

Zdanie zawiera dwie informacje i obie należą do kategorii „warto przygotować”. Brakuje wszystkich pięciu pozycji uzgodnienia: co konkretnie będą robić, jakich kwalifikacji to wymaga, na jak długo, w jakim wymiarze i gdzie. Brakuje też trzech informacji, których ustawa wymaga osobno: o wynagrodzeniu na porównywalnej pracy, o warunkach BHP i o braku okoliczności z art. 8 pkt 3.

Pytania, które padną w odpowiedzi, są więc przewidywalne — i to dobra wiadomość, bo można je sobie zadać wcześniej. Jaka praca i na jakim stanowisku? Jedna lokalizacja czy kilka? Ile zmian i jak wygląda przechodzenie między nimi? Ile zarabia u Was osoba wykonująca porównywalną pracę i co jeszcze jej przysługuje? Jakie są warunki na stanowisku od strony BHP? Czy wszystkie piętnaście osób wchodzi naraz? Kto u Was zamyka godziny?

Pierwsze osiem pozycji zbieracie u siebie. Pozostałe są przedmiotem ustaleń — na nie wystarczy mieć stanowisko, bo rozstrzygnięcie zapada wspólnie z agencją.

Dobrze przygotowany brief nie jest uprzejmością wobec agencji — jest warunkiem tego, żeby uzgodnienie wymagane ustawą dało się w ogóle zawrzeć, a oferta miała się do czego odnieść. Pięć pozycji z art. 9 ust. 1, trzy informacje z art. 9 ust. 2, dane z art. 11c i trzy kwestie do uzgodnienia z art. 9 ust. 3 to cały wymagany zakres. Wszystko poza tym — liczba osób, terminy, etapy, kontakt operacyjny — jest praktyką, bez której projekt nie ruszy, ale której nikt nie powinien nazywać obowiązkiem.

Jeżeli macie już zebrane to, co w checkliście oznaczone jako „mam”, opiszcie potrzebę — wrócimy z zakresem obsługi i pytaniami wyłącznie o to, czego jeszcze brakuje.