Ile kosztuje praca tymczasowa? Z czego składa się koszt dla firmy

Dwa projekty, które na papierze wyglądają tak samo — „dziesięciu operatorów produkcji” — potrafią kosztować różnie, i nie jest to kwestia negocjacji. Różni je wynagrodzenie na porównywalnym stanowisku, system zmianowy, wymagane uprawnienia, przewidywany okres współpracy, liczba osób i to, które elementy obsługi mają się znaleźć w stawce.

Najważniejsza różnica jest jednak inna. To Twoja firma podaje agencji wynagrodzenie za pracę, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu. Jeden z kluczowych składników kosztu wchodzi więc do wyliczenia z Twojej strony, nie z naszej.

Pracownika tymczasowego zatrudnia agencja — to ona jest pracodawcą, prowadzi dokumentację, zgłasza do ubezpieczeń i wypłaca wynagrodzenie. Pracodawca użytkownik, czyli Twoja firma, wyznacza zadania i kontroluje ich wykonanie.

To nie jest podział wyłącznie organizacyjny. Ustawa przypisuje część obowiązków — a więc i część kosztów — wprost pracodawcy użytkownikowi, niezależnie od tego, co strony ustalą w umowie i kto komu wystawia fakturę.

Przed zawarciem umowy pracodawca użytkownik informuje agencję na piśmie o wynagrodzeniu za pracę, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu, oraz o obowiązujących u siebie wewnętrznych regulacjach dotyczących wynagradzania — a na wniosek agencji przedstawia te regulacje do wglądu (art. 9 ust. 2 pkt 1). Jeżeli w trakcie projektu te regulacje się zmienią, masz obowiązek niezwłocznie o tym poinformować (art. 9a).

To dwa obowiązki informacyjne po Twojej stronie, i one same wyjaśniają brak cennika: dane, od których zaczyna się wyliczenie, agencja dostaje od Ciebie. Stawka podana bez tych danych może mieć jedynie charakter orientacyjny i nie musi odpowiadać kosztowi konkretnego projektu.

Obowiązuje też zasada równego traktowania: pracownik tymczasowy nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy pracodawcy użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku (art. 15 ust. 1). Jak dokładnie odnosi się to do wynagrodzenia, bywa przedmiotem wykładni — nie rozstrzygamy tego tutaj.

Na wynagrodzenie brutto nakładają się obciążenia, których nie ustala żadna ze stron. Poniżej stan prawny na dziś, z podstawą prawną.

Pracownikowi tymczasowemu przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze dwóch dni za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji pracodawcy użytkownika (art. 17 ust. 1). To inny mechanizm niż kodeksowy wymiar roczny i narasta niezależnie od stażu pracownika.

Niewykorzystany urlop zamienia się w ekwiwalent pieniężny wypłacany przez agencję. Jeżeli praca na rzecz jednego pracodawcy użytkownika trwa co najmniej 6 miesięcy, to Twoja firma jest obowiązana umożliwić wykorzystanie urlopu w naturze — a to znaczy, że dni wolne trzeba zaplanować w grafiku, nie dopiero rozliczyć.

Do tego dochodzą godziny nieprzepracowane z innych powodów. To, jak są rozliczane i czy projekt przewiduje zastępstwo, jest przedmiotem umowy między agencją a klientem — i jedną z pozycji, które najbardziej różnicują dwie pozornie podobne oferty.

To jest część budżetu, której nie widać na fakturze agencji. Z mocy samej ustawy — bez żadnej umowy — pracodawca użytkownik dostarcza pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnia napoje i posiłki profilaktyczne, przeprowadza szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustala okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy, przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego oraz informuje o tym ryzyku (art. 9 ust. 2a).

Poza tym zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy w miejscu wyznaczonym do jej wykonywania i prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego (art. 14 ust. 2). Ewidencja jest przy tym podstawą rozliczenia — także tego, co agencja zafakturuje.

Pozostałe obowiązki pracodawcy z zakresu BHP — inne niż wymienione wyżej — oraz obowiązek wypłacania należności na pokrycie kosztów podróży służbowej może przejąć pracodawca użytkownik. Zakres tego przejęcia agencja i pracodawca użytkownik uzgadniają na piśmie, zanim agencja zawrze umowę o pracę z pracownikiem tymczasowym (art. 9 ust. 3 pkt 2 i 3).

Osobno: wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się na koszt pracodawcy (art. 229 § 6 Kodeksu pracy), a pracodawcą pracownika tymczasowego jest agencja — ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nie przenosi tego obowiązku na klienta.

Poniższe elementy nie są stałą częścią każdej współpracy — dlatego nie mają jednej ceny i nie da się ich policzyć bez opisu projektu.

To jedna z przyczyn, dla których ofert nie da się porównać. Procent bez podanej podstawy nie znaczy nic.

Ta sama liczba może być liczona od wynagrodzenia brutto, od pełnego kosztu zatrudnienia, od stawki godzinowej albo od wartości kontraktu — i za każdym razem daje inną kwotę. Dwie oferty „10%” mogą różnić się realnie, mimo że wyglądają identycznie.

Pytanie, które to rozstrzyga, jest jedno: od jakiej podstawy liczony jest ten procent i co dokładnie zawiera się w kwocie, do której go dodajecie. Odpowiedź powinna dać się zapisać jednym zdaniem — jeżeli nie daje, to jeszcze nie jest oferta.

Część ograniczeń nie wpływa na stawkę godzinową, za to przesądza o koszcie projektu jako całości — i o tym, czy da się go w ogóle poprowadzić w zaplanowanej formie.

Praca tymczasowa tej samej osoby na rzecz jednego pracodawcy użytkownika nie może przekroczyć łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Limit liczy się na osobę u danego pracodawcy użytkownika, więc zmiana agencji go nie zeruje. Wyjątkiem jest zastępowanie nieobecnego pracownika, gdzie ustawa dopuszcza dłuższy okres na odrębnych zasadach.

Dlatego pracodawca użytkownik prowadzi własną ewidencję osób wykonujących u niego pracę tymczasową, obejmującą 36 kolejnych miesięcy (art. 14a). Przekroczenie limitu jest wykroczeniem — po obu stronach, także po stronie klienta.

Jeżeli u pracodawcy użytkownika działa reprezentatywna organizacja związkowa, zamiar korzystania z pracy tymczasowej podlega obowiązkom informacyjnym z art. 23. Przy planowanym okresie dłuższym niż 6 miesięcy pracodawca użytkownik jest obowiązany podjąć działania zmierzające do uzgodnienia tego zamiaru z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi. To nie jest koszt finansowy, ale czas, który warto ująć w harmonogramie.

Oferty stają się porównywalne dopiero wtedy, gdy wiadomo, co każda z nich zawiera. Te pytania warto zadać obu stronom w tym samym brzmieniu:

To w większości parametry, które ustawa każe uzgodnić na piśmie przed zawarciem umowy (art. 9 ust. 1). Mając je, wycenę da się przygotować rzetelnie zamiast szacunkowo:

Obie usługi zaczynają się od rekrutacji, więc bywają mylone. Różnica dotyczy tego, kto zatrudnia pracownika po jej zakończeniu — i to ona przesądza o strukturze kosztu.

Jeżeli chcesz, żeby pracowników zatrudniała agencja i przejęła uzgodniony zakres obsługi kadrowo-płacowej, właściwym modelem jest praca tymczasowa i wszystko powyższe Cię dotyczy. Jeżeli szukasz ludzi do bezpośredniego zatrudnienia u siebie, na własną umowę i na stałe stanowisko, właściwym modelem jest rekrutacja pracowników — wtedy koszt zatrudnienia w całości powstaje po Twojej stronie, a usługa dotyczy samego znalezienia i weryfikacji kandydatów.