Praca tymczasowa czy rekrutacja pracowników — co wybrać?

Praca tymczasowa: agencja pracy tymczasowej zatrudnia pracownika i kieruje go do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. Powstaje układ trzech stron, który trwa przez cały okres pracy.

Rekrutacja pracowników: agencja prowadzi uzgodniony zakres procesu — poszukiwanie i selekcję kandydatów — i przedstawia ich firmie. Umowę z wybraną osobą zawiera bezpośrednio firma i od tego momentu jest jej pracodawcą. Układ trzech stron nie powstaje wcale.

Obie usługi są tym samym w jednym punkcie: obie należą do działalności, którą prowadzą agencje zatrudnienia i którą odnotowuje jawny rejestr. Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wymienia dwa rodzaje takiej działalności — pośrednictwo pracy oraz pracę tymczasową (art. 305 ust. 2), a pośrednictwo pracy to między innymi „udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy” (art. 81 ust. 2 pkt 2). Dlatego przy sprawdzaniu agencji warto patrzeć, którą z tych pozycji obejmuje jej wpis.

W pracy tymczasowej pracodawcą jest agencja. To ona zawiera umowę o pracę, a umowa ta musi wskazywać pracodawcę użytkownika, ustalony okres pracy na jego rzecz oraz wynagrodzenie wraz z terminem i sposobem jego wypłacania przez agencję (art. 13 ust. 1). Twoja firma występuje jako pracodawca użytkownik: wyznacza zadania i kontroluje ich wykonanie (art. 2 pkt 1), a obowiązki pracodawcy wykonuje w zakresie niezbędnym do organizowania pracy (art. 14 ust. 1).

W rekrutacji moment wyboru kandydata kończy rolę agencji w uzgodnionym zakresie. Umowę zawiera firma, na własnych warunkach i we własnej formie zatrudnienia. Nie powstaje ani pracodawca użytkownik, ani pracownik tymczasowy, ani żaden z obowiązków, które ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych wiąże z tym układem. Obowiązuje zwykłe prawo pracy — całe i po stronie firmy.

Jedno zastrzeżenie do powyższego: pracę tymczasową można wykonywać także na podstawie umowy prawa cywilnego. Wtedy osoba skierowana nie jest pracownikiem tymczasowym, a przepisy ustawy stosuje się do niej tylko w wskazanym zakresie (art. 25a ust. 1). W tym materiale opisujemy wariant z umową o pracę, bo to on jest punktem odniesienia przy porównaniu z zatrudnieniem u siebie.

To rozróżnienie warto trzymać w głowie także dlatego, że słowo „rekrutacja” pojawia się w obu modelach. W pracy tymczasowej agencja też szuka i selekcjonuje ludzi — ale robi to, żeby zatrudnić ich u siebie i skierować do Ciebie, a nie po to, żeby przekazać Ci kandydata do własnego zatrudnienia.

To jest punkt, od którego uczciwie zaczyna się wybór, a który w poradnikach pojawia się rzadko. Praca tymczasowa nie jest formą dostępną dla dowolnej pracy. Ustawa definiuje ją jako wykonywanie na rzecz danego pracodawcy użytkownika zadań o charakterze sezonowym, okresowym lub doraźnym; albo takich, których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez tego pracodawcę nie byłoby możliwe; albo takich, które należą do obowiązków jego nieobecnego pracownika (art. 2 pkt 3).

Jeżeli potrzeba nie mieści się w żadnej z tych trzech kategorii, rekrutacja nie jest „tańszą alternatywą” — jest po prostu tą z dwóch dróg, która do niej pasuje. I odwrotnie: dopasowanie potrzeby do definicji nie jest formalnością do odhaczenia, tylko warunkiem modelu.

Do tego dochodzą prace, których pracownikowi tymczasowemu powierzyć nie wolno: szczególnie niebezpieczne, na stanowisku pracownika biorącego udział w strajku, wymagające uzbrojenia pracownika ochrony oraz — to najczęściej zaskakuje firmy — praca tego samego rodzaju co praca pracownika zwolnionego w ostatnich 3 miesiącach z przyczyn niedotyczących pracowników, jeżeli miałaby być wykonywana w jednostce położonej w tej samej gminie (art. 8).

Ten model może odpowiadać firmie, gdy potrzeba mieści się w definicji ustawowej, a jednocześnie jest praktyczny powód, żeby pracodawcą pozostała agencja.

Ten model może odpowiadać firmie, gdy celem jest zatrudnienie konkretnej osoby u siebie — niezależnie od tego, na jakich warunkach i na jaki czas firma chce ją zatrudnić.

Podział „jedna osoba to rekrutacja, cała grupa to praca tymczasowa” jest wygodny i nieprawdziwy. Firma może rekrutować całą grupę do własnego zatrudnienia i może potrzebować jednego pracownika tymczasowego na zastępstwo za nieobecnego.

Liczba osób wpływa na organizację procesu i na wycenę, ale nie rozstrzyga o modelu. Rozstrzygają dwie rzeczy: kto ma być pracodawcą i czy zadania mieszczą się w definicji z art. 2 pkt 3.

Praca tymczasowa ma ustawowy limit okresu pracy u jednego pracodawcy użytkownika — i jest to realne ograniczenie planowania, a nie formalność. Licznik jest przypisany do pary pracownik–pracodawca użytkownik, więc zmiana agencji go nie zeruje.

Rekrutacja nie jest sposobem obejścia tego limitu i nie należy jej tak traktować: to inna usługa prowadząca do innej relacji prawnej. Natomiast zatrudnienie u siebie osoby, która wcześniej pracowała u Ciebie jako pracownik tymczasowy, jest dopuszczalne — ustawa wprost uznaje za nieważne uzgodnienie między agencją a pracodawcą użytkownikiem, które by tego zakazywało (art. 12).

W pracy tymczasowej obowiązki są podzielone i podział ten wynika z ustawy, a nie wyłącznie z umowy. Część spoczywa wprost na pracodawcy użytkowniku i nie da się jej przenieść: bezpieczne i higieniczne warunki pracy w miejscu jej wykonywania oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego (art. 14 ust. 2). Kilka innych wolno przesunąć, ale tylko pisemnym uzgodnieniem zawartym przed zawarciem umowy z pracownikiem.

Po rekrutacji sytuacja jest prostsza do opisania i cięższa dla firmy: od dnia zatrudnienia wszystkie obowiązki pracodawcy są jej obowiązkami. Nie ma podziału, bo nie ma drugiej strony, z którą można by go uzgodnić.

Zestawianie ceny rekrutacji ze stawką godzinową pracy tymczasowej to porównywanie dwóch różnych rzeczy. To nie są dwie oferty na ten sam produkt, tylko dwa modele ekonomiczne.

Wynagrodzenie za rekrutację dotyczy przeprowadzenia uzgodnionego zakresu procesu i kończy się wraz z nim. Po zatrudnieniu zaczynają biec koszty pracodawcy — wynagrodzenie, obciążenia, kadry, urlopy, nieobecności — i ponosi je firma. Cena rekrutacji jest więc kosztem wejścia, a nie kosztem zatrudnienia.

Cena pracy tymczasowej dotyczy trwającego modelu i uzgodnionego zakresu obsługi, a nie samego wynagrodzenia pracownika. Rozkłada się w czasie i zmienia razem z liczbą osób i okresem. Jedną z danych wejściowych do jej wyliczenia podaje sama firma: to pracodawca użytkownik informuje agencję na piśmie o wynagrodzeniu za pracę, która ma być powierzona, i o swoich wewnętrznych regulacjach płacowych (art. 9 ust. 2 pkt 1).

Wniosek praktyczny: te dwie liczby można porównać dopiero po sprowadzeniu obu modeli do pełnego kosztu w tym samym horyzoncie czasu — z uwzględnieniem tego, co po rekrutacji zostaje po Twojej stronie. Bez tego porównanie jest pozorne w obie strony.

Zdanie „agencja przejmuje HR” niczego nie opisuje. Konkretnie wygląda to tak.

Praca tymczasowa. Po stronie agencji jako pracodawcy: umowa o pracę, wypłata wynagrodzenia, dokumentacja pracownicza, świadectwa pracy, udzielanie urlopu i ekwiwalent za niewykorzystany. Po stronie firmy: organizacja pracy i nadzór nad zadaniami, warunki BHP w miejscu pracy, ewidencja czasu pracy i przekazywanie agencji danych o przebiegu pracy w zakresie i terminie uzgodnionym na piśmie (art. 9 ust. 3 pkt 1), a także obowiązki z art. 9 ust. 2a.

Rekrutacja. Po stronie agencji: uzgodniony zakres procesu poszukiwania i selekcji. Po stronie firmy: wszystko, co następuje potem — zawarcie umowy, zgłoszenia, prowadzenie spraw kadrowych i wypłata wynagrodzenia, czas pracy, BHP, urlopy, dokumentacja. To nie jest wada tego modelu, tylko jego istota: firma chciała być pracodawcą i nim jest.

Tak — i w praktyce bywa to najbardziej naturalne rozwiązanie, bo jedna firma miewa dwie różne potrzeby naraz. Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nie zawiera zakazu, który uniemożliwiałby korzystanie z pracy tymczasowej dla jednej grupy stanowisk i jednoczesne rekrutowanie ludzi do własnego zatrudnienia na inne.

To dwie odrębne usługi dla dwóch odrębnych potrzeb, a nie pakiet i nie model pośredni — takiego nie ma. Każdą z nich ustala się osobno, na własnych warunkach, i osobno rozlicza. Ograniczenia pozostają te same co przy pojedynczym modelu: definicja pracy tymczasowej, limit okresu i zakazy z art. 8 — w tym ten dotyczący pracy tego samego rodzaju co praca niedawno zwolnionych pracowników.

Tam, gdzie odpowiedź zależy od umowy albo od konkretnego projektu, jest to napisane wprost — zamiast ładnej, ale nieprawdziwej dwudzielności.

Bez punktacji i bez wyniku na końcu — to nie test. Każda odpowiedź przesuwa analizę w jedną stronę i mówi, dlaczego.

Poniższe sytuacje są przykładami służącymi wyjaśnieniu, a nie opisem konkretnych projektów.

Szukając rozwiązania, trafi się na określenia handlowe, których polskie prawo pracy nie definiuje. Bywają one używane zamiennie dla co najmniej trzech różnych rzeczy: dla pracy tymczasowej, dla usług wykonywanych przez firmę zewnętrzną na podstawie umowy cywilnoprawnej i dla zwykłego znalezienia kandydata. Skrót jest wygodny, ale zaciera to, co w tym wyborze najważniejsze — kto jest pracodawcą i według jakich przepisów rozliczane są obowiązki.

Dlatego posługujemy się dwoma pojęciami, które mają definicję: pracą tymczasową w rozumieniu ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i rekrutacją pracowników jako usługą znalezienia i selekcji kandydatów do zatrudnienia przez klienta. Trzeciego modelu między nimi nie ma i nie proponujemy go.

Żaden z tych modeli nie jest lepszy od drugiego — odpowiadają na różne pytania. Jeżeli celem jest zatrudnić wybraną osobę u siebie, rozmowa dotyczy rekrutacji. Jeżeli celem jest zorganizowanie pracy w układzie agencja–pracodawca użytkownik i zadania mieszczą się w ustawowej definicji, rozmowa dotyczy pracy tymczasowej. Wszystko inne — skala, czas, koszt, podział obowiązków — układa się dopiero po tym rozstrzygnięciu.

Jeżeli nie jest jasne, która droga odpowiada Twojej sytuacji, opisz samą potrzebę: stanowiska, miejsce pracy, przewidywany okres i to, kto ma być pracodawcą. Na tej podstawie ustalimy, która z dwóch usług pasuje — także wtedy, gdy odpowiedzią okaże się ta, o którą nie pytałeś.