Zatrudnianie cudzoziemców przez agencję pracy tymczasowej — co musi wiedzieć pracodawca użytkownik?

Konstrukcja jest ta sama co przy każdym pracowniku tymczasowym: agencja zatrudnia i kieruje do pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom nakłada na nią własną siatkę pojęć — i od niej zaczyna się większość nieporozumień.

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi to ten, kto na podstawie umowy lub innego stosunku prawnego powierza lub zamierza powierzyć cudzoziemcowi pracę (art. 2 pkt 4). W pracy tymczasowej umowę z cudzoziemcem zawiera agencja — ustawa mówi wprost, że przy kierowaniu cudzoziemca do innego podmiotu zezwolenie wydaje się na pracę na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej (art. 6 ust. 1 pkt 1). Podmiotem powierzającym jest więc agencja i to ona jest stroną postępowania o zezwolenie (art. 12 pkt 1).

Pracodawca użytkownik to w tej ustawie osobne pojęcie, przejęte z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (art. 2 pkt 7). Nie jest podmiotem powierzającym, ale jego dane trafiają do wniosku o zezwolenie (art. 9 ust. 1 pkt 1), do samego zezwolenia (art. 32 ust. 2) i do oświadczenia (art. 62 ust. 1 pkt 4). Praca cudzoziemca jako pracownika tymczasowego jest więc formalizowana na konkretnego pracodawcę użytkownika, nie „na agencję” w ogóle.

Warunek po stronie agencji: praca tymczasowa na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest zezwolenie na pracę lub oświadczenie, jest możliwa dopiero po dwóch latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i wymaga zmiany tego wpisu (art. 305 ust. 3 i 4 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). W jawnym rejestrze widać to jako pole „usługi dla cudzoziemców”.

Ustawa definiuje nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi przez cztery niezależne bramki: cudzoziemiec przebywa nielegalnie; jego podstawa pobytu nie uprawnia do wykonywania pracy; nie ma wymaganego zezwolenia lub wpisanego oświadczenia; albo pracuje na innych warunkach lub na innym stanowisku niż w tych dokumentach (art. 2 pkt 2). Każdą z nich trzeba przejść osobno. Ważny dokument pobytowy zamyka tylko pierwszą.

Stąd trzy pytania, które przy każdej osobie zadaje się oddzielnie: czy pobyt jest legalny; czy ta podstawa pobytu w ogóle pozwala pracować i na jakich warunkach; czy dla tej pracy potrzebne jest jeszcze zezwolenie, oświadczenie albo powiadomienie. Ustawa wymienia podstawy pobytu, przy których można pracować na podstawie zezwolenia lub oświadczenia — między innymi określone wizy, zezwolenie na pobyt czasowy, ruch bezwizowy — i osobno wskazuje przypadki, w których praca jest wykluczona mimo legalnego pobytu (art. 3 ust. 3).

Przed rozpoczęciem pracy podmiot powierzający żąda od cudzoziemca ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu i może tego żądać przez cały okres pracy (art. 4 ust. 2 i 3) — to obowiązek, nie nadgorliwość.

Ta sama narodowość może oznaczać kilka różnych ścieżek, zależnie od statusu konkretnej osoby. Poniżej mapa, nie encyklopedia.

Obowiązki weryfikacyjne ustawa adresuje do podmiotu powierzającego pracę — a więc w pracy tymczasowej do agencji jako pracodawcy. To ona pozyskuje od cudzoziemca dane osobowe i kopie dokumentów potwierdzających tożsamość i uprawnienie do zatrudnienia (art. 4 ust. 1), żąda ważnego dokumentu pobytowego przed startem (art. 4 ust. 2), przechowuje kopie dokumentów pobytowych przez cały okres pracy i przez 2 lata od końca roku, w którym stosunek prawny ustał (art. 4 ust. 4 i 6).

Umowę z cudzoziemcem zawiera się na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy (art. 5 ust. 1). Cudzoziemcowi, który nie posługuje się polskim, podmiot powierzający przed podpisaniem przedstawia treść umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i ją przechowuje (art. 5 ust. 2); umowa w języku obcym wymaga przechowywanego tłumaczenia przysięgłego (art. 5 ust. 3). Dochodzi pisemna informacja o prawie wstępowania do związków zawodowych, w zrozumiałym języku (art. 5 ust. 4).

Pracodawca użytkownik nie jest adresatem tych przepisów, ale to u niego pojawia się kontrola. Rozsądna praktyka, niewymagana przepisem: ustalić z agencją, jak potwierdza ona przed startem, że te czynności wykonano — bez przejmowania dokumentacji, która zostaje u pracodawcy.

Najpierw o nazwie, bo w internecie wciąż dominuje „zezwolenie typu A”. W obowiązującej ustawie takiego określenia nie ma: to, o którym tu mowa, to zezwolenie na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego (rozdział 2). Etykieta „typ A” przetrwała jako nazwa robocza na portalach urzędowych — można ją spotkać, ale nie warto na niej budować wniosków o tym, co obowiązuje.

W modelu pracy tymczasowej wniosek składa agencja jako podmiot powierzający i tylko ona jest stroną postępowania (art. 12 pkt 1). Wniosek zawiera jednak dane pracodawcy użytkownika (art. 9 ust. 1 pkt 1) i numer wpisu agencji do rejestru (art. 9 ust. 1 pkt 1 lit. i), a dołącza się do niego dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie skierowania cudzoziemca przez agencję (Dz. U. z 2025 r. poz. 1629).

W wydanym zezwoleniu określa się stanowisko lub rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, najniższe wynagrodzenie, rodzaj umowy i okres ważności, a przy pracy tymczasowej — także pracodawcę użytkownika (art. 32 ust. 1 i 2). Zezwolenie dla pracownika tymczasowego wydaje się na czas nie dłuższy niż wynika z ustawowego limitu okresu pracy tymczasowej (art. 34 ust. 2). Zmiana pracodawcy użytkownika nie mieści się więc w tym samym dokumencie.

Po wydaniu zezwolenia podmiot powierzający m.in. uwzględnia jego warunki w umowie, przekazuje organowi umowę lub jej kopię w języku polskim przez system teleinformatyczny przed powierzeniem pracy, wypłaca co najmniej minimalne wynagrodzenie i — na wniosek pracodawcy użytkownika — przekazuje mu kopię zezwolenia dotyczącego pracownika tymczasowego (art. 17 ust. 1 pkt 1–3 i 10). Dzięki tej ostatniej pozycji firma wie, na jakich warunkach dana osoba może u niej pracować.

Oświadczenie to uproszczona ścieżka zamiast zezwolenia, ograniczona do obywateli państw z rozporządzenia. Składa je polski podmiot powierzający przez system teleinformatyczny, a starosta wpisuje je do ewidencji oświadczeń. Warunki są ustawowe i łączne: obywatelstwo jednego z wymienionych państw; praca w Polsce; praca poza działalnościami sezonowymi; okres pracy w oświadczeniu nie dłuższy niż 24 miesiące; dzień rozpoczęcia pracy nie później niż 6 miesięcy od złożenia (art. 61 ust. 1). Oświadczenie niespełniające tych warunków pozostawia się bez rozpoznania (art. 61 ust. 2).

W pracy tymczasowej oświadczenie zawiera dane pracodawcy użytkownika (art. 62 ust. 1 pkt 4) i numer wpisu agencji do rejestru (art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. f); dołącza się do niego ten sam dokument pracodawcy użytkownika o uzgodnieniu skierowania co do wniosku o zezwolenie (Dz. U. z 2025 r. poz. 1629).

Po wpisie podmiot powierzający uwzględnia warunki oświadczenia w umowie, przekazuje organowi umowę lub jej kopię po polsku przed powierzeniem pracy, przekazuje cudzoziemcowi wpisane oświadczenie i — na wniosek pracodawcy użytkownika — jego kopię (art. 68 ust. 1). Osobno powiadamia starostę o podjęciu pracy w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia, a o niepodjęciu — w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia wskazanej w ewidencji (art. 70 ust. 1).

Dwie rzeczy do zapamiętania: oświadczenie nie zastępuje podstawy pobytu (art. 3 ust. 3), a lista państw jest aktem wykonawczym i zmienia się — Gruzja została z niej usunięta od 1 grudnia 2025 r. Listę sprawdza się na dzień skierowania.

Skoro procedurę prowadzi agencja, po co firma? Bo bez jej danych żadnego dokumentu nie da się wypełnić, a praca musi zgadzać się z tym, co w nich zapisano.

Od 5 marca 2026 r. obowiązuje ustawa o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy (Dz. U. z 2026 r. poz. 203). Dawny art. 22 specustawy — podstawa „pracy na powiadomienie” — został uchylony, a powiadomienie przeniesiono do ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom jako art. 5a. Zmieniło się kryterium: powiadomienie dotyczy dziś cudzoziemca korzystającego z ochrony czasowej, nie obywatelstwa ukraińskiego jako takiego.

Dla firmy oznacza to trzy sytuacje. Pierwsza: obywatel Ukrainy będący beneficjentem ochrony czasowej ma swobodny dostęp do rynku pracy (art. 3 ust. 1 pkt 12), a podmiot powierzający — w pracy tymczasowej agencja — powiadamia powiatowy urząd pracy przez system w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia pracy (art. 5a ust. 1 i 2), podając m.in. numer wpisu agencji do rejestru, rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy, stawkę i wymiar czasu pracy (art. 5a ust. 4). Druga: obywatel Ukrainy przebywający legalnie na innej podstawie — np. zezwolenia na pobyt czasowy lub wizy — bez ochrony czasowej: przez 3 lata od wejścia ustawy w życie, czyli do początku marca 2029 r., stosuje się do niego odpowiednio te same przepisy o swobodnym dostępie i powiadomieniu (art. 41 ustawy z Dz. U. z 2026 r. poz. 203). Trzecia: obywatel Ukrainy spoza tych dwóch grup wraca do zasad ogólnych: oświadczenie (Ukraina jest na liście) albo zezwolenie.

Powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 r. zachowują skuteczność (art. 40 tej ustawy). O ponownym powiadomieniu po zmianie warunków piszemy niżej; zaniechanie powiadomienia jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 do 3000 zł (art. 84 ust. 6).

Ochrona czasowa trwa tak długo, jak decyzja Rady UE — obecnie do 4 marca 2027 r. Status potwierdza numer PESEL ze statusem UKR oraz dokument elektroniczny w aplikacji mObywatel (art. 110d ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony); papierowych zaświadczeń Urząd do Spraw Cudzoziemców już nie wydaje. Sam numer PESEL bez statusu UKR niczego tu nie potwierdza — jest identyfikatorem, nie tytułem pobytowym.

Zasada jest jedna: praca na innych warunkach lub innym stanowisku niż w zezwoleniu lub oświadczeniu jest nielegalnym powierzeniem pracy, chyba że przepisy dopuszczają zmianę (art. 2 pkt 2 lit. d). Reżimy różnią się w szczegółach, więc rozdzielamy je.

Zezwolenie na pracę. Nowego zezwolenia nie wymaga zmiana siedziby, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego albo pracodawcy użytkownika, przejście zakładu pracy ani zmiana nazwy stanowiska bez zmiany obowiązków — ale każdą z nich zgłasza się organowi (art. 18). Inną pracę lub inne stanowisko wolno powierzyć łącznie do trzydziestu dni w roku kalendarzowym, przy zachowaniu pozostałych warunków i po uprzednim powiadomieniu wojewody przez system (art. 33 ust. 1). Bez nowego zezwolenia można też zwiększyć wymiar czasu pracy do pełnego z proporcjonalnym wzrostem wynagrodzenia oraz — od 8 lipca 2026 r. — zastąpić umowę cywilnoprawną umową o pracę (art. 33 ust. 2).

Oświadczenie. Bez nowego wpisu: te same zmiany organizacyjne po stronie podmiotu powierzającego lub pracodawcy użytkownika, zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego, zmiana nazwy stanowiska bez zmiany obowiązków oraz — od 8 lipca 2026 r. — zamiana umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę (art. 69). Zmiana samego stanowiska, miejsca pracy czy zmiana stawki na niższą w tym katalogu nie występują.

Powiadomienie (ochrona czasowa). Tu nie ma „nowej procedury”, jest ponowne powiadomienie w ciągu siedmiu dni po zmianie rodzaju umowy, stanowiska lub rodzaju pracy, po zmniejszeniu wymiaru czasu pracy albo po ustaleniu niższej stawki (art. 5a ust. 5).

Kandydat może mieć wolny termin od jutra i nadal nie zacznie jutro: przed dopuszczeniem do pracy musi zostać wykonana sekwencja czynności, zależnych częściowo od urzędu, częściowo od kompletności dokumentów.

Tam, gdzie obowiązku nie da się przypisać jednej stronie, jest to napisane wprost.

Siedem pytań w kolejności, w jakiej odpowiada na nie ustawa. To ścieżka decyzyjna dla rozmowy z agencją, nie zamiennik weryfikacji dokumentów.

Dwie skrajności są równie kosztowne. Pierwsza: „sami załatwimy dokumenty pracowników agencji”. W modelu pracy tymczasowej firma nie jest podmiotem powierzającym pracę, nie jest stroną postępowania (art. 12 pkt 1) i nie składa oświadczeń ani powiadomień za agencję — jej rola to dane, dokument o uzgodnieniu skierowania i zgodność faktycznej pracy z tym, co oformalizowano.

Druga: „to sprawa agencji, my nic nie musimy wiedzieć”. Ustawa karze tego, kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia — grzywną nie niższą niż 6000 zł za osobę (art. 84 ust. 11 i 14) — więc kogo się przyjmuje i od kogo, jest decyzją firmy. Firma decyduje też o tym, co dzieje się na hali: o stanowisku, warunkach i zgodności pracy z dokumentem, bo to ona wyznacza zadania.

Środkowa droga: firma sprawdza wpis agencji i pole „usługi dla cudzoziemców”, przekazuje kompletne dane i dokument o uzgodnieniu, prosi o kopię zezwolenia lub oświadczenia dla każdej osoby (art. 17 ust. 1 pkt 10, art. 68 ust. 1 pkt 8) i nie zmienia warunków pracy bez wcześniejszej informacji do agencji.

Paszport nie jest procedurą: decyduje podstawa pobytu, to, czy otwiera ona rynek pracy, i to, czy dokument — zezwolenie, oświadczenie albo powiadomienie — obejmuje tę pracę na tych warunkach. W pracy tymczasowej procedurę prowadzi agencja jako podmiot powierzający, ale na danych i dokumencie pracodawcy użytkownika, a od marca 2026 r. także przy obywatelach Ukrainy trzeba rozróżnić trzy sytuacje zamiast jednej.

Jeżeli w projekcie mają pracować cudzoziemcy, powiedz o tym na początku, nie po wycenie: ustalimy, które formalności wchodzą w zakres konkretnego projektu pracy tymczasowej, i przygotujemy ofertę, gdy ścieżka dla danych osób będzie znana.