Limit 18 miesięcy w pracy tymczasowej — jak go liczyć?

Sześć zdań, które rozstrzygają większość sporów o licznik. Każde ma swoją podstawę w ustawie i wraca w dalszej części tekstu.

Norma jest w art. 20 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Tekst jednolity Dz. U. z 2025 r. poz. 236 pozostaje podstawowym tekstem ustawy dla analizowanych przepisów art. 20. Ustawa zmieniająca Dz. U. z 2024 r. poz. 1871 weszła w życie 19 marca 2025 r. i zmieniła w tej ustawie art. 21 ust. 4; nie zmieniła analizowanych zasad limitu z art. 20.

Ustawa formułuje limit dwa razy, z dwóch stron. Art. 20 ust. 1 mówi, co wolno agencji: „Agencja pracy tymczasowej może skierować danego pracownika tymczasowego do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy”. Art. 20 ust. 3 mówi, co wolno drugiej stronie: „Pracodawca użytkownik może korzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy”.

To rozdwojenie jest sednem całej sprawy. Gdyby limit dotyczył tylko agencji, wystarczyłoby zmienić agencję. Ustęp 3 zamyka tę drogę: ograniczenie ciąży również na firmie, która z pracy korzysta — niezależnie od tego, kto pracownika skierował.

Ustępy 2 i 4 dodają drugą oś. Ten sam limit obejmuje pracę wykonywaną „na podstawie umowy o pracę oraz umowy prawa cywilnego”, czyli okresy z obu podstaw sumują się, a nie liczą osobno.

Ustawa nie mówi „18 miesięcy jednym ciągiem”. Mówi „łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy”. To dwie różne wielkości: 18 to suma okresów pracy, 36 to okno, w którym tę sumę się liczy.

Ta sama liczba oznacza w art. 20 trzy różne rzeczy, a pomylenie ich zmienia wynik o lata — warto je rozdzielić, zanim przejdziemy dalej.

Nie. I to nieporozumienie kosztuje najwięcej, bo ujawnia się dopiero przy kontroli albo przy planowaniu kolejnego projektu.

Art. 20 ust. 1 ogranicza agencję w odniesieniu do pracy „na rzecz jednego pracodawcy użytkownika” — czyli już on nie mówi „18 miesięcy u nas”, tylko „18 miesięcy u tej firmy”. A art. 20 ust. 3 nakłada identyczne ograniczenie bezpośrednio na pracodawcę użytkownika, bez względu na to, która agencja kieruje. Nowa agencja nie zaczyna liczyć od zera — nie dlatego, że jej własny limit z ust. 1 gdzieś znika, tylko dlatego, że ograniczenie z ust. 3 wiąże pracodawcę użytkownika niezależnie od tego, kto kieruje. Historię pracy u tej firmy agencja poznaje z dokumentów, których wymaga art. 11b.

Konsekwencja operacyjna jest prosta: przed skierowaniem trzeba znać historię pracy danej osoby u danego pracodawcy użytkownika, a nie tylko historię współpracy z własną agencją. Ustawa przewidziała na to osobne narzędzia — opisujemy je niżej, w części o danych.

Skoro 18 miesięcy liczy się łącznie, przerwa sama w sobie niczego nie kasuje. Miesiące przepracowane wcześniej nie znikają dlatego, że pracownik nie pracował przez kwartał — one nadal mieszczą się w oknie 36 miesięcy i nadal się sumują.

Zmienia się co innego: wraz z upływem czasu najstarsze okresy wypadają z okna. To właśnie wtedy pojawia się przestrzeń na kolejne skierowanie — nie dlatego, że ktoś „odczekał”, tylko dlatego, że dawna praca przestała mieścić się w 36 miesiącach poprzedzających nowy start. Różnica jest praktyczna: nie ma jednej długości przerwy, po której licznik wraca do zera, a odpowiedź zależy od tego, kiedy dokładnie wypracowano wcześniejsze miesiące.

Dlatego formuła „wystarczy zrobić przerwę” nie ma podstawy w przepisie i bywa myląca. Policzyć trzeba konkretne daty.

Warto to powiedzieć wprost, bo w materiałach o pracy tymczasowej krążą dwie liczby, których w ustawie nie ma: „przerwa musi wynosić 1,5 roku” oraz „minimum 6 miesięcy przerwy”. Przy zwykłym limicie 18/36 art. 20 nie ustanawia żadnej minimalnej przerwy. Jedyna przerwa nazwana w ustawie to 36 miesięcy po okresie zastępstwa (art. 20 ust. 6) — i to zupełnie inna sytuacja.

Wszystkie przykłady są hipotetyczne i służą wyłącznie pokazaniu arytmetyki. Zakładamy pełne miesiące pracy i jednego pracodawcę użytkownika; realne skierowanie zwykle zaczyna się w środku miesiąca, a sposobu liczenia okresów niepełnych ustawa nie opisuje — to ta sama granica wykładni, o której piszemy wyżej.

Art. 20 ust. 5 przewiduje osobny reżim: agencja może skierować pracownika tymczasowego „do wykonywania w sposób ciągły, przez okres nieprzekraczający 36 miesięcy, pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika, obejmującej zadania, których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez danego pracodawcę użytkownika”, a pracodawca użytkownik może z takiej pracy przez ten okres korzystać.

To nie jest „36 miesięcy zamiast 18” dla dowolnego długiego projektu. Warunki są trzy i wszystkie muszą być spełnione razem: praca ma być wykonywana w sposób ciągły, ma obejmować zadania nieobecnego pracownika, i ten nieobecny pracownik ma być zatrudniony u tego pracodawcy użytkownika.

Jest też część, którą pomija większość skróconych opisów. Art. 20 ust. 6: po takim okresie pracownik tymczasowy „może być skierowany przez agencję pracy tymczasowej oraz przyjęty przez tego samego pracodawcę użytkownika do wykonywania pracy tymczasowej na jego rzecz nie wcześniej niż po upływie 36 miesięcy”. Trzy lata zastępstwa oznaczają więc trzy lata, przez które ta sama firma nie może przyjąć tej osoby do pracy tymczasowej. Przepis mówi o pracy tymczasowej i tylko o niej.

Analogiczne rozwiązanie dla pracy łączącej umowę o pracę i umowę prawa cywilnego zawierają art. 20 ust. 7 i 8.

I uczciwa uwaga o granicy wykładni. Powszechne sformułowanie „przy zastępstwie jest 36 miesięcy zamiast 18” nie pochodzi z ustawy: art. 20 ust. 1 i 3 formułują limit 18/36 wprost, bez zastrzeżenia odsyłającego do ust. 5. Relacja między tymi przepisami jest kwestią wykładni, a nie zdaniem, które da się z ustawy zacytować. Przy projekcie opartym na zastępstwie warto to potwierdzić z prawnikiem, zamiast opierać się na skrócie z poradnika.

Ustawa nie tworzy centralnego rejestru skierowań. Zamiast tego rozkłada obowiązki na trzy strony — i to jest cała mechanika pozyskiwania historii pracownika.

Ustawa traktuje przekroczenie jako wykroczenie i wskazuje obie strony osobno.

Po stronie agencji: art. 27a pkt 5 obejmuje skierowanie do pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika „przez okres przekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy”, a pkt 6 — przekroczenie 36 miesięcy przy zastępstwie. Kara: grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Po stronie pracodawcy użytkownika: art. 27b ust. 2 pkt 1 obejmuje korzystanie z pracy tego samego pracownika tymczasowego ponad 18 miesięcy w oknie 36 miesięcy, a pkt 2 — przekroczenie 36 miesięcy przy zastępstwie. Ta sama grzywna. Osobno, w pkt 3, ustawa sankcjonuje brak ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego.

Sprawy o te wykroczenia rozpoznaje się na wniosek inspektora pracy (art. 28) — praktycznie oznacza to kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy.

Jednej rzeczy w tym katalogu nie ma i warto o tym wiedzieć: art. 27a i art. 27b sankcjonują przekroczenie okresów, natomiast nie wymieniają wprost naruszenia 36-miesięcznej karencji z art. 20 ust. 6 i ust. 8. Sam obowiązek z ust. 6 pozostaje obowiązkiem ustawowym — brak osobnego przepisu karnego nie czyni go zaleceniem.

Osobno o micie, który krąży po forach. W ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nie ma przepisu, zgodnie z którym przekroczenie limitu powoduje powstanie stosunku pracy z pracodawcą użytkownikiem. Co więcej, art. 21 ust. 1 wprost wyłącza stosowanie art. 25(1) Kodeksu pracy — przepisu o przekształceniu kolejnych umów na czas określony — do umów o pracę między agencją a pracownikiem tymczasowym. Skutkiem przekroczenia jest więc odpowiedzialność wykroczeniowa obu stron, a nie automatyczna zmiana pracodawcy.

Pierwsze trzy pozycje wynikają wprost z ustawy. Pozostałe to praktyka operacyjna — porządkują dane, ale nie są osobnym obowiązkiem prawnym.

Najpierw to, czego robić nie należy, bo te pomysły pojawiają się regularnie i żaden nie działa. Formalna zmiana agencji przy tej samej firmie nie zeruje licznika, bo ogranicza także art. 20 ust. 3. Sztuczna przerwa nie kasuje wcześniejszych miesięcy. Zmiana rodzaju umowy albo nazwy stanowiska też niczego nie zmienia: art. 20 mówi o tej samej osobie i tym samym pracodawcy użytkowniku, ust. 2 i 4 obejmują umowę o pracę i umowę prawa cywilnego łącznie, a o stanowisku przepis nie wspomina wcale. Podstawienie innego podmiotu jako „nowego” pracodawcy użytkownika zmienia tylko papier, jeżeli praca nadal jest wykonywana na rzecz tej samej firmy: ustawa nie zawiera wprawdzie odrębnej klauzuli obejścia prawa, ale limit z ust. 3 dotyczy pracodawcy użytkownika, czyli tego, na czyją rzecz praca faktycznie się odbywa — a odpowiedzialność wykroczeniowa obejmuje obie strony.

przestaje być praca tymczasowa: pracownika zatrudnia się bezpośrednio, a agencja może pomóc go znaleźć i zweryfikować. Jeżeli potrzeba jest sezonowa lub projektowa, planuje się skład zespołu z wyprzedzeniem, tak aby saldo miesięcy wystarczyło na cały projekt. Jeżeli chodzi o obsadę zadań konkretnej nieobecnej osoby, sprawdza się, czy sytuacja spełnia warunki z art. 20 ust. 5 — razem z konsekwencją z ust. 6.

Każda z tych dróg jest decyzją kadrową, a nie sposobem na obejście przepisu. Tego drugiego nie ma.

Limit jest parametrem projektu, tak samo jak liczba osób czy system zmianowy. Przy ustalaniu zakresu pytamy o historię pracy kandydatów u danego pracodawcy użytkownika i prosimy o dokumenty, których wymaga art. 11b, a przewidywany okres wykonywania pracy tymczasowej uzgadniamy na piśmie zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 3.

Nie obiecujemy przy tym, że sami „zagwarantujemy zgodność”: art. 20 ust. 3 i art. 27b nakładają obowiązki także na firmę korzystającą z pracy, a część danych — jak własna ewidencja z art. 14a — jest po jej stronie. Sensowne jest ustalenie wprost, kto co sprawdza, zanim projekt ruszy.